客人在 LINE 群裡隨口叫貨，怎麼變成隔天的出貨總表

客人在群裡說「明天高麗菜3顆、蔥2把」，你看到不等於已經接好。名字有沒有對上、客人有沒有改單、截單後又加了什麼，都要到早上撿貨前講清楚。

固定客戶群21:52

明天高麗菜3顆、蔥2把

人工抄單，最容易斷在三個地方

第一個是訊息被洗掉。群裡不只叫貨，還有問價、寒暄和其他對話。下午先報兩樣，晚上又補三樣，等你回頭往上滑，很容易只抄到後面那一段。你明明看過那則訊息，最後卻沒有進到紙本或 Excel。

第二個是同一樣東西被抄成兩筆。有人講「甘藍」，有人講「高麗菜」；有人只打一個「蔥」，你的品項表寫「青蔥」。老闆腦中知道是同一樣，但抄單的人一換，總表上就可能分成兩列。備貨時才發現，其實要加在一起。

第三個是單位不一致。這家講斤，那家講箱，另一家講簍。每一筆單單看都懂，全部加總時卻不能直接把數字相加。現場還得靠人判斷怎麼換算。蔬果行與肉品行的品項、規格和單位不同，但容易斷掉的位置很像：訊息散著、叫法對不上、加總前要先把單位看清楚。

從訊息到出車，六步走完

1. 訊息進來：客人照原本方式叫貨客人留在原本的 LINE 群，用自己的口語打字。不用裝 App、不用註冊，也不用把「明天老樣子再加兩箱」改成一排固定指令。人要做的，就是照平常把需求講清楚；系統先判斷這是不是叫貨訊息。
2. 整理成訂單卡：系統拆出品項、數量與單位系統把一句話整理成可讀的訂單卡，回在同一個群。已經認得的別名會對回品項；不認得或不確定的地方標「？」。老闆要看的不是整串聊天，而是卡片裡哪一筆還需要確認。
3. 客人確認：按「✓ 沒錯」才收進來客人看過品項與數量，確認沒問題再按「✓ 沒錯」。這一步很重要，因為它把「我有傳訊息」變成「這張整理過的單，我看過了」。如果內容不對，就先修正，不要把疑問一路帶到撿貨現場。
4. 到了截單：把正常單與晚來的單分開老闆自己設定截單時間。時間到後，這一輪要備的單就定下來。後面才進來的叫貨不是消失，也不是直接混回原本總數，而是另外標成「加單」，讓現場知道這是總表算完後才多出的變動。
5. 產生總表：同品項集中，保留單位差異系統把這一輪確認過的訂單按品項整理，讓你看到總共要備多少。遇到斤、箱、簍不同的情況，不會自作主張換算。怎麼換是你的行業知識；系統負責保留原單位，別把不能直接相加的數字硬湊成一個答案。
6. 早上撿貨、出車：總表看量，客戶單看去向備貨的人先照總表準備整批數量，再回到各客戶的單分貨、裝車。哪一家要什麼，還是看各自的訂單。總表不是取代客戶單，而是讓倉內不用拿十幾張單，一張一張重算同一個品項。

總表不是一疊訂單，它回答的是「一共要備多少」

一張客戶單回答的是「這家店要什麼」。出貨總表回答的是「今天全部加起來要準備什麼」。早上撿貨時，如果只看一張一張的單，你會走到高麗菜旁邊拿三顆，下一張再回來拿五顆，或拿計算機一路加。單一多，腦中那個總數就容易斷。

總表先把相同品項集中，備貨的人可以一次處理整批。接著再依各客戶訂單分貨。這也是為什麼別名要先對好。如果「甘藍」和「高麗菜」留成兩列，總表只是把原本的混亂排得更整齊，並沒有真的幫到撿貨。

明天出貨總表按品項彙總

品項	總量	狀態
高麗菜	47 顆	✓ 已確認
青蔥	18 把	✓ 已確認
雞胸	5 斤	？ 規格待確認

截單後的加單，為什麼要另外標

截單不是不准客人再叫貨，而是替現場畫一條線。線以前的數量已經拿去調貨、列印或開始撿了；線以後才來的，要讓備貨與司機另外看到。如果晚來的兩箱直接併進原本總表，畫面上的總數變了，現場卻不知道手上的舊表要不要重算，最容易出現有人以為加了、有人以為沒加。

另外標「加單」，是把變動說清楚。老闆可以決定這一車能不能帶、要不要改到下一趟。系統不替你做生意上的決定，只讓這筆晚來的需求不要偷偷混進已經算好的備貨。

流程順了，月底才有東西可以對

每一筆都從原訊息變成訂單卡，客人按過確認，改動也留下來，月底才不用回到幾百則聊天裡找一句話。接下來可以看LINE 收來的單，月底怎麼用 CSV 對帳。那篇會把期間匯出、Excel 篩選與按客戶整理的邏輯接著講完。

這套流程只處理從叫貨到訂單紀錄、總表的這一段。現場怎麼換算特殊單位、怎麼安排哪一車先送，仍然是人判斷。系統該做的是讓你面前的資料完整、變動看得見，不是裝作比你更懂這門生意。