第一週不要把全部客戶一次搬上來，也不用先把品項表建到完美；先挑一個群，看訂單卡、處理標「？」的品項、教它別名，走順後再加第二個群。
你已經決定試了，最容易卡住的反而不是操作，而是想把準備工作一次做完。品項表還缺規格、熟客叫法沒有整理、每個人寫單位的方式也不同。你看著這些舊帳，心裡想：「等我整理完整再開始。」結果一個禮拜過去，機器人還沒進任何群。
最重要的一句：不用先把品項表建到完美
很多人把導入想成搬家：舊資料要先打包整齊，所有品項、規格、別名都得建好，才敢按下開始。群組口語收單的順序剛好相反。你不可能坐在桌前想出客人所有叫法；真正的別名，都是客人打出「大綠」「老樣子」「那款粗的」時才冒出來。
先讓真實訊息進來。遇到對不到唯一品項的叫法，系統標一個「？」；你確認這次是什麼，再教一次。下一次同樣叫法出現，就能照你店裡的規矩整理。完整做法可接著看品項別名對照表怎麼建。品項表不是開工前的考試，是開始使用後慢慢養成的工作底稿。
不是「建完再用」，是「用到再教」
先收真實的一筆單，再補那一筆需要的正式品名與別名。今天沒出現的品項，不必為了安心先猜客人會怎麼叫。
第一步，只挑一個客戶群
不要在第一天把所有群都加上機器人。挑一個你熟、每天真的會叫貨，而且你看得懂他們習慣的群。這個群不一定要最大；重點是你願意在頭幾天多看一眼，也能很快判斷訂單卡對不對。
從一個群開始，出問題時範圍小。你知道哪幾句是叫貨，哪些只是問價或聊天；系統若把名稱對錯，你也容易找到原句。此時你自己還在熟悉訂單台，先把一條路走通，比同時追很多群的問號容易。
挑熟悉、會固定叫貨的客戶。
對照原句、品項、數量與單位。
處理問號，補上客人的別名。
走順後才加入下一個客戶。
第二步，看它整理出來的訂單卡對不對
客人照常打「明天餐盒兩箱，杯蓋一箱」。訂單卡回在群裡後，先不要急著看版面漂不漂亮，只核對四件事：客人是誰、品項是什麼、數量多少、單位有沒有照原句留下。這四件事對，才有資格往總表走。
如果它不確定，就該停在「？」。問號不是導入失敗，而是第一週最有用的清單：它告訴你目前還缺哪個叫法。把這幾筆處理好，比花時間整理一份沒人真正講過的別名表更實際。想先看訂單卡怎麼一路走到備貨，可對照群組叫貨變成出貨總表的六步。
| 原句 | 整理結果 | 你要做什麼 |
|---|---|---|
| 餐盒兩箱 | ✓ 對上了 | 不用動 |
| 大綠三顆 | ？ 待確認 | 確認品項、教別名 |
| 謝謝明天見 | — 不算訂單 | 不用處理 |
老闆自己其實只要做兩件事
第一件是看標「？」的那幾筆。它可能不知道「大綠」指哪個品項，也可能看到同一個名稱卻無法確定規格。你回到原句與客人的習慣，決定這次到底是什麼。無法確定就問客人，不要為了把畫面清空而隨便選。
第二件是教別名。當你確定「這個客人說的大綠，就是店裡品項表上的高麗菜」，把對應教進去。之後別的群若也用同一個叫法，常常可以直接受益。這就是為什麼第一個群教過的東西不只服務第一個群；你是在把店裡原本放在腦中的語言，慢慢變成共同規矩。
第三步，順了再加第二、第三個群
什麼叫順？不是完全沒有問號，而是你已經知道去哪裡看訂單卡、問號出現時怎麼處理、客人確認後這筆單往哪裡走。一天結束時，你能從同一份訂單台核對今天收到的單，不必另外重抄一份才安心。
到這時再加第二個群。新的客人會帶來新的簡稱和規格，但第一個群已經教過的常見品項可以接著用。第三個群也照同樣節奏。不要用「某天全部切換」衡量進度，用「又有一個群能穩定走完整段」衡量。若你想再確認產品範圍與適合對象，直接看關於訂單秘書；蔬果行常見的口語與單位，可從蔬果行的 LINE 收單情境對照。
先講清楚：頭幾天會比較花時間
它還不認得你的品項，這個成本是真的
頭幾天你會比平常更常打開訂單卡，也會遇到不少問號。每個店的正式品名、熟客簡稱與規格都不同，系統不可能一開始就知道。你得看原句、確認品項、教別名；如果剛好很忙，這段工作確實會覺得多。
所以不要期待拉進群就馬上全自動，也不要一次開太多群。這些確認做完後才會逐漸貼合你的店。若你沒有時間帶第一個群走幾天，先不要擴大，等能專心看一個群時再開始。
第一週的目標很小：一個群、一張看得懂的訂單卡、幾個被教會的別名。你不需要證明整間店都能立刻換過去。只要第一條路走通，下一個群就有東西可以沿用。
訂單秘書
我們做給批發供應商用的 LINE 收單服務。文章寫的是每天在處理的叫貨、確認、截單、總表與對帳。
先挑一個群，把第一條路走順。
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